Una propuesta de automatización debe permitirte entender qué proceso se atenderá, qué recibirás y cómo comprobarás la entrega. Léela siguiendo el recorrido del trabajo: objetivo, alcance, información, responsabilidades, calendario y aceptación. Anota las dudas junto a cada apartado y pide que las respuestas relevantes queden incorporadas antes de firmar.
En resumen
- Relaciona cada entregable con una actividad concreta de tu proceso.
- Identifica las dependencias que debe atender tu equipo para avanzar.
- Define cómo aceptarás el trabajo y qué continuidad estás contratando.
¿Qué trabajo estás aceptando en el alcance?
Empieza por la descripción del proceso. Busca dónde comienza, qué pasos se atenderán y cuál es el resultado esperado de esa etapa. Usa esa descripción para confirmar que la propuesta corresponde al problema que tu equipo quiere resolver.
Subraya los verbos que describen actividades: registrar, clasificar, enviar, revisar o actualizar. Después pregunta quién realizará cada acción y qué información necesita. Este ejercicio permite traducir una descripción general en trabajo que puedes reconocer.
Revisa los entregables por separado. Un flujo configurado, un tablero o una guía de operación cumplen funciones distintas. Pide que el documento describa lo que recibirás y cómo se relaciona con la actividad prevista.
También distingue la etapa contratada. En Brainfood, la automatización empieza con un diagnóstico de procesos. El diagnóstico produce un plan; una implementación debe tener sus propios acuerdos sobre actividades, entregables y calendario.
¿Qué información y participación requiere tu equipo?
Haz una lista de los materiales que la propuesta solicita. Para cada uno, identifica su finalidad, quién lo prepara y quién autoriza compartirlo. Incluye formatos, descripciones del proceso y accesos que deban revisarse para trabajar.
Comprueba que las responsabilidades estén asignadas a personas o funciones reconocibles. Si el documento pide una aprobación del cliente, anota quién puede darla. Si requiere revisar una regla del negocio, consulta a quien la aplica todos los días.
Presta atención a los datos sensibles. Brainfood pide autorización por escrito antes de usar datos sensibles de clientes en herramientas de IA. Tu propuesta debe permitir identificar qué información se considera necesaria y cómo se resolverá esa autorización en el trabajo concreto.
En las decisiones importantes siempre hay una persona que revisa. Pide que el alcance señale dónde interviene y qué información necesita para hacerlo. Tu equipo debe comprender esa participación antes de organizar la operación.
Si un material requiere preparación adicional, regístralo como una actividad propia. Una base con campos incompletos, por ejemplo, puede necesitar revisión antes de utilizarse. Aclara con Brainfood cómo se atenderá esa necesidad y dónde quedará acordada.
¿Cómo interpretas el calendario y sus dependencias?
Lee las fechas junto con sus condiciones de inicio. Pregunta qué debe estar disponible para comenzar cada etapa y qué decisión permite pasar a la siguiente. Así puedes organizar tu participación y distinguir los compromisos confirmados de las fechas que requieren validación.
Separa preparación, configuración, pruebas y aceptación cuando el alcance incluya esas actividades. Pide que se explique cómo se coordinarán. La cantidad de etapas y sus tiempos deben corresponder al proyecto que estás revisando.
El diagnóstico de Brainfood tiene datos específicos: una sesión de 90 minutos, pago antes de iniciar (que se abona a tu primer pago de proyecto si arrancas dentro de 30 días) y entrega del plan en cinco días hábiles. Ese plan incluye tres oportunidades priorizadas y un plan de acción de 30 días.
El tiempo de una implementación requiere un acuerdo propio. Usa el diagnóstico como contexto para preguntar qué dependencias tendrá el proyecto, quién debe atenderlas y qué pasará si una decisión modifica el calendario.
Reserva tiempo de tu equipo para revisar. La fecha de entrega de un material y la fecha en que lo aceptarás pueden requerir actividades distintas. Pide claridad sobre esa secuencia para que todos sepan qué momento están confirmando.
¿Qué plantilla puedes usar para revisar el documento?
Completa esta tabla mientras lees. En la columna de evidencia, anota el apartado de la propuesta donde aparece la respuesta. Cuando un punto quede pendiente, escribe una pregunta concreta y solicita que el acuerdo final se refleje en el documento.
| Apartado | Pregunta de revisión | Evidencia o pendiente |
|---|---|---|
| Objetivo | ¿Qué necesidad atenderá esta etapa? | Completar |
| Alcance | ¿Qué acciones y entregables incluye? | Completar |
| Información | ¿Qué datos y accesos se requieren? | Completar |
| Responsables | ¿Quién aporta, revisa y aprueba? | Completar |
| Calendario | ¿Qué condiciones permiten avanzar? | Completar |
| Aceptación | ¿Cómo se comprobará cada entrega? | Completar |
| Continuidad | ¿Qué atención posterior se contrata? | Completar |
Además, revisa las condiciones comerciales incluidas en la cotización. Identifica a qué etapa corresponden y qué necesitas hacer para iniciarla. Si encuentras una condición ambigua, pide una explicación escrita vinculada al alcance que estás aceptando.
Conserva una versión final de la propuesta y sus anexos. Revisa que las respuestas recibidas estén integradas o referenciadas de forma clara. Ese conjunto será el punto de partida para organizar el trabajo y revisar cambios posteriores.
¿Cómo acuerdas la aceptación y el seguimiento?
Describe qué situaciones deben revisarse para aceptar la entrega. Usa ejemplos del proceso y acuerda el resultado esperado. La persona que aprobará necesita entender esos criterios y contar con tiempo para observar el funcionamiento.
Finalmente, identifica qué seguimiento está incluido en el alcance. Si deseas ajustes posteriores o mejora continua, pide que se describan las actividades y responsabilidades aplicables. Así puedes decidir cómo mantener y ampliar lo entregado.
Errores comunes
- Relaciona cada término general con una actividad y un entregable.
- Asigna responsables a los materiales y aprobaciones solicitados.
- Confirma los acuerdos pendientes en la versión que vas a aceptar.
- Reserva tiempo para probar y revisar la entrega.
Para empezar esta semana
- Lee la propuesta y completa la tabla de revisión.
- Reúne las dudas con quien conoce el proceso y quien autoriza el servicio.
- Solicita una versión que integre las aclaraciones antes de decidir.
Conoce el servicio de automatización y prepara las preguntas sobre tu propuesta. Si prefieres platicarlo, agenda una videollamada de 30 minutos.