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Primer paso
Revisa cómo empezar con una videollamada, cuándo se propone un diagnóstico y qué incluyen sus niveles. Sin compromiso de contratar un proyecto.
Preguntas de este tema
La primera conversación
¿Cómo empiezo a trabajar con Brainfood?
Empiezas con una videollamada inicial de 30 minutos, donde tú decides el siguiente paso. Si prefieres escribir, cuéntanos tu necesidad en la página del diagnóstico.
En esa primera conversación entendemos cómo trabajas y qué tarea quieres revisar. Si tiene sentido seguir, te enviamos una cotización por escrito antes de que contrates nada.
El diagnóstico de procesos viene después de esa conversación y te deja un plan. Para platicar basta con que describas un caso de ejemplo y quién participa; no necesitas compartir documentos de clientes ni accesos.
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¿Qué pasa en la videollamada inicial?
Conversamos por Google Meet durante 30 minutos para entender cómo trabajas hoy.
Al final vemos si tiene sentido un diagnóstico y cuál sería el siguiente paso. Es una conversación previa: tú decides si continúas, y no sustituye la sesión del diagnóstico contratado.
Puedes explicar una tarea, lo que se repite y el punto donde se pierde información. Ejemplo ilustrativo: una consulta cambia de responsable y nadie sabe qué debe confirmar. Con una escena así platicamos del contexto sin abrir archivos privados.
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¿La videollamada me obliga a contratar?
No. La videollamada inicial te permite conocernos y decidir después.
Sirve para entender tu necesidad antes de proponerte un servicio por escrito. Con la cotización en mano decides si aceptas. Platicar no equivale a contratar un diagnóstico ni un proyecto.
Si todavía no tienes claro qué tarea revisar, cuéntanos dónde se detiene el trabajo y qué hace tu equipo para continuar. Ejemplo ilustrativo: llegan los materiales, pero dos listas dicen cosas distintas sobre lo que falta. Ese contexto ayuda a distinguir si el tema es de organización, de la práctica del equipo o del contenido público.
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¿La videollamada inicial ya es el diagnóstico completo?
La videollamada inicial es una conversación de 30 minutos para conocer tu negocio y ver cuál sería el siguiente paso.
El diagnóstico es una contratación aparte, con su propio alcance: para un proceso incluye una sesión de 90 minutos, un mapa, oportunidades priorizadas y un plan de acción. Antes de hacerlo recibes la cotización por escrito.
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¿Qué debo preparar para la primera conversación?
Una explicación general de la tarea y de quién participa.
Puedes usar una escena inventada: no hacen falta documentos de clientes, datos sensibles ni accesos.
Ayuda pensar en tres cosas: dónde empieza la tarea, qué pasos se repiten y en qué punto necesitas que alguien revise. No tienes que juntar un expediente completo para platicar. Ejemplo ilustrativo: «Una solicitud pasa de recepción a entrega, pero cambia de versión y nadie confirma cuál sigue vigente». Así entendemos el problema sin nombres ni información privada.
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No tengo tiempo, ¿cuánto me exigirá?
Tu tiempo depende del nivel que contrates.
En el diagnóstico de un proceso, tu participación es una entrevista de 90 minutos con la persona que hace la tarea. En los niveles de tres procesos e integral participan más personas de tu equipo y se revisan materiales.
La propuesta te dice cuánto tiempo te pedimos antes de empezar. Los plazos de entrega son otra cosa: 5 días hábiles para un proceso, 8 para tres procesos y 12 para el integral.
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Diagnóstico de procesos
¿Qué es un diagnóstico de procesos?
El diagnóstico revisa cómo se hace hoy una parte de tu trabajo y te entrega un mapa del proceso, oportunidades priorizadas y un plan por escrito.
Para un proceso incluye una entrevista de 90 minutos, tres oportunidades y un plan de 30 días, y se entrega en 5 días hábiles. Los niveles de tres procesos e integral se entregan en 8 y 12 días hábiles.
El alcance exacto se acuerda por escrito antes de empezar.
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¿Qué diferencia hay entre los niveles del diagnóstico de procesos?
Cambia cuántos procesos se revisan y qué recibes.
Un proceso: una entrevista de 90 minutos, un mapa, tres oportunidades y un plan de 30 días, en 5 días hábiles.
Hasta tres procesos: dos entrevistas, cinco oportunidades y un plan de 90 días, en 8 días hábiles. Integral: hasta ocho procesos, con arquitectura de herramientas, presupuesto por fases y presentación al equipo, en 12 días hábiles.
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¿Qué nivel de diagnóstico me conviene?
Depende de cuántas tareas relacionadas quieras entender; lo definimos juntos en la conversación inicial.
El nivel de un proceso es ideal para mirar un recorrido concreto. El de hasta tres sirve para revisar varias tareas comerciales o administrativas. El integral cubre hasta ocho con la participación del equipo y una presentación final. No siempre conviene el más amplio.
Ejemplo ilustrativo: una solicitud pasa por varias áreas, pero el problema se concentra en confirmar una entrega. Tiene sentido empezar por ese recorrido antes de revisar toda la operación.
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¿El diagnóstico incluye construir la automatización?
El diagnóstico te deja la revisión y el plan; construir lo acordado es un proyecto aparte, con su propio alcance.
La revisión identifica pasos, responsables y opciones de mejora. Por ejemplo, una regla puede preparar un aviso y la IA puede ayudar a resumir textos; el diagnóstico te dice dónde conviene hacerlo y en qué orden.
Ejemplo ilustrativo: el plan señala que hay dos listas distintas y que primero conviene acordar una sola. Esa mejora de organización puedes hacerla antes de construir cualquier conexión. Si decides implementar, la cotización del proyecto define entregables y condiciones.
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¿Tengo que implementar el plan con Brainfood?
No necesariamente: puedes implementar el plan con Brainfood, con otro proveedor o con tu propio equipo.
El plan por escrito te muestra el recorrido, las opciones y qué partes necesitan intervención humana. Es tuyo y te sirve igual con quien lo implemente.
Ejemplo ilustrativo: una lista debe distinguir «recibido» de «revisado» antes de preparar recordatorios. Esa decisión de organización puede trabajarla tu equipo. Si más adelante contratas una implementación, quien la construya comprobará permisos, fuentes y condiciones de las herramientas.
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¿Qué pasa si la tarea no conviene automatizarla?
Te lo decimos con claridad en el diagnóstico y recibes igual el recorrido y las mejoras de organización que sí se pueden hacer.
No todo necesita IA. A veces falta una instrucción clara, una fuente vigente o alguien que autorice el siguiente paso.
Ejemplo ilustrativo: cada integrante confirma pedidos con criterios distintos. Automatizar esa diferencia solo repetiría el problema, así que primero conviene acordar estados y responsabilidades. El plan separa lo que resuelve una regla estable, lo que la IA puede ayudar a redactar y las decisiones que siguen siendo de una persona.
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¿El pago del diagnóstico se abona al proyecto?
Sí: si arrancas un proyecto de Automatización con Brainfood dentro de 30 días de recibir tu plan, el pago del diagnóstico se abona a tu primer pago.
El diagnóstico se paga completo antes de empezar. Si arrancas el proyecto dentro de los 30 días posteriores a recibir tu plan, ese pago se abona a tu primer pago del proyecto (el 50% al iniciar). El abono aplica al mismo cliente.
El plan es de uso interno de tu negocio: define qué automatizar y en qué orden. El diseño técnico (flujos, configuración de herramientas e integraciones) se detalla en la propuesta del proyecto.
Si decides implementar, la propuesta define por separado qué se construirá y en qué condiciones. Ejemplo ilustrativo: el diagnóstico deja una lista de pendientes y una regla sugerida; el proyecto posterior diseña el flujo, revisa fuentes y permisos, y lo prueba.
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¿Cuánto tarda un trabajo y qué necesito confirmar antes de contratar?
El plazo depende del alcance y queda en la cotización por escrito.
En Automatización cada servicio y nivel tiene su propia entrega. Para preparar el trabajo revisamos el proceso, las herramientas, los datos y las personas que participan.
Puedes aprovechar la primera videollamada para contarnos tu necesidad y saber qué información hace falta para precisar la propuesta.
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Elegir qué automatizar
¿Cuántos procesos conviene automatizar al mismo tiempo?
Uno, al principio.
Con un solo proceso puedes medir cómo se hace hoy, probar el cambio con casos reales y saber con claridad qué funcionó. Cuando esté estable, pasas al siguiente de tu lista.
Si haces varios a la vez, se mezclan problemas distintos y cuesta saber de dónde viene cada error. Si tu lista es larga, ordénala con una tabla de tiempo, errores y qué tan estandarizada está cada tarea, y avanza por rondas.
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¿Qué hago si dos procesos tienen los mismos puntos?
Elige la tarea que se hace casi siempre igual: es la que mejor se deja con reglas claras.
Si siguen empatadas, escoge la que maneja menos información delicada de clientes; y si todavía no hay diferencia, la que más molesta al equipo. La otra queda para la segunda ronda.
La tabla sirve para ordenar la conversación, no para sustituirla: al final decide lo que tu equipo puede revisar y sostener.
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¿Cuándo se puede cotizar directo sin diagnóstico?
Casi siempre conviene empezar por un diagnóstico; solo una automatización muy puntual, que ya tienes identificada y bien descrita, puede cotizarse directo.
Un buen indicador es tener el proceso elegido y descrito por escrito, que se haga casi siempre igual y que una persona apruebe los cambios.
Para comprobarlo, llena la hoja de una página con el proceso y mira si otra persona puede seguirla sin preguntas. Si puede, probablemente tu caso es puntual y podemos cotizarlo directo; si aparecen huecos o desacuerdos, el diagnóstico te ayuda a cerrarlos.
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Siguiente paso
Puedes escribirnos desde la página de Contacto sobre tu necesidad. Después revisamos qué servicio corresponde y, si decides continuar, recibes el alcance y las condiciones por escrito.
Videollamada inicial
Conversemos sobre la tarea que quieres revisar.
Si prefieres escribir
Describe la necesidad con un ejemplo ficticio, sin datos de clientes ni accesos.
También puedes revisar Contacto.