Un diagnóstico de procesos empieza con una videollamada de 30 minutos para entender cómo trabajas; si tiene sentido, sigue una sesión de 90 minutos sobre un proceso clave y recibes por escrito el mapa de ese proceso, tres oportunidades de mejora priorizadas y un plan de acción de 30 días.
Si quieres empezar a ordenar tu operación pero no sabes qué te van a pedir ni qué te van a entregar, esta es la respuesta completa, paso por paso. Está escrita con lo que publicamos en las páginas de Empieza con una videollamada y de Diagnóstico de procesos, para que no encuentres sorpresas después.
En resumen
- Primero hay una videollamada de 30 minutos, por Google Meet, para conocer tu negocio y ver si un diagnóstico te sirve.
- El diagnóstico de un proceso incluye una sesión de 90 minutos y un entregable por escrito: mapa, tres oportunidades priorizadas y plan de 30 días.
- Con ese plan decides si lo implementas con nosotros, con otro proveedor o por tu cuenta.
¿Qué pasa en la videollamada de 30 minutos?
Platicamos para entender cómo trabajas hoy. Es una llamada previa, sin compromiso, y tú eliges el día y la hora. Estas son las cosas que nos ayudan a conocer tu caso:
- A qué se dedica tu negocio.
- Cuántas personas trabajan en él.
- Qué proceso te quita más tiempo hoy.
- Qué herramientas usas para ese proceso.
Al final te decimos cuál sería el siguiente paso. Si un diagnóstico tiene sentido, te enviamos la cotización por escrito y agendamos la sesión de 90 minutos. Si no tiene sentido todavía, también te lo decimos.
¿Qué necesito tener a la mano?
Menos de lo que se imagina. Para la videollamada basta con que puedas describir el proceso con tus palabras. Para el diagnóstico necesitamos tres cosas:
- Acceso a la persona que opera el proceso. Quien lo hace cada día sabe dónde se atora y por qué.
- Ejemplos sin datos sensibles de tus clientes. Un formato, una hoja o un correo en el que ya no quede nada que identifique a una persona, o un ejemplo inventado.
- Autorización por escrito para cualquier acceso a tus sistemas. Pedimos solo lo necesario para revisar el proceso.
En los diagnósticos de tres procesos y el integral también necesitamos hablar con otras personas del equipo y ver los reportes que ya existan.
Para profundizar, mira hoja de una página para documentar un proceso.
¿Qué recibo al terminar el diagnóstico?
Tres entregables por escrito. En el diagnóstico de un proceso, el plazo de entrega es de 5 días hábiles; en la videollamada se confirma desde qué fecha se cuenta.
| Entregable | Qué es | Para qué te sirve |
|---|---|---|
| Mapa del proceso | Cómo se hace hoy, quién interviene y dónde se pierde tiempo | Ver el proceso completo, con los pasos que nadie recordaba |
| Tres oportunidades de mejora priorizadas | Calificadas por impacto, esfuerzo y riesgo | Saber qué conviene resolver primero |
| Plan de acción de 30 días | Los pasos concretos para empezar, en orden | Empezar sin esperar a contratar nada más |
Si necesitas revisar más procesos, hay tres niveles. El alcance depende del número de procesos, no del tipo de cliente, y se cotiza por escrito antes de empezar.
| Nivel | Qué se revisa | Entrevistas | Qué recibes | Entrega |
|---|---|---|---|---|
| 1 proceso | Un proceso clave, por ejemplo de prospecto a cobro | Una de 90 minutos | Mapa, 3 oportunidades priorizadas y plan de 30 días | 5 días hábiles |
| 3 procesos | Hasta 3 procesos | Dos | Mapa de procesos, matriz de impacto y esfuerzo, 5 oportunidades priorizadas y plan de 90 días con ahorro estimado | 8 días hábiles |
| Integral | Hasta 8 procesos de toda la empresa o despacho | Al equipo | Todo lo anterior, arquitectura de herramientas, presupuesto por fases y presentación al equipo | 12 días hábiles |
Para quien empieza, el de un proceso suele ser suficiente: es el que se describe en el resto de este artículo.
¿Cómo se decide el siguiente paso?
Con el plan en la mano puedes implementarlo con nosotros, con otro proveedor o por tu cuenta. Si lo hacemos nosotros, el alcance y el precio se acuerdan por escrito antes de empezar. El diagnóstico se paga completo antes de comenzar y, si arrancas un proyecto de Automatización dentro de 30 días de recibir tu plan, ese pago se abona a tu primer pago; al terminar decides, sin compromiso de contratar más.
Si tu proceso no se puede automatizar, te lo decimos y entregamos igual el mapa y las mejoras de orden que sí se pueden hacer sin tecnología. Para entender cómo se compara esto con otras formas de empezar, revisa cuánto cuesta automatizar un proceso en México.
Para profundizar, mira cómo saber si conviene un diagnóstico o ir directo a un proyecto.
¿Para quién es y qué cuidamos durante el proceso?
El diagnóstico está pensado para profesionistas independientes que pierden horas en seguimiento y administración, despachos de contadores, abogados y asesores con tareas repetitivas, y pymes con equipo comercial donde marketing, ventas y entrega no están conectados.
Durante el trabajo cuidamos tres cosas: pedimos tu autorización por escrito antes de usar datos sensibles de tus clientes en herramientas de IA, una persona revisa lo que propongan esas herramientas y, cuando llegue el momento de implementar, las licencias y las cuentas quedan a tu nombre. Medimos antes y después para que veas tus propios números.
¿Cómo se vería un diagnóstico en un caso concreto?
Errores comunes
- Pensar que la llamada de 30 minutos es el diagnóstico. Es una conversación previa; el diagnóstico es una sesión aparte de 90 minutos.
- No invitar a quien opera el proceso. Quien lo hace cada día aporta lo que el dueño no ve.
- Llevar documentos con datos sensibles. Los ejemplos funcionan igual con datos inventados o con todo lo que identifica a una persona retirado.
- Elegir un proceso enorme. Un proceso clave, con inicio y final claros, deja mejor plan que «todo el negocio».
- Esperar una herramienta lista al terminar. El entregable es un plan; implementar es otra decisión.
Tu primer paso esta semana
- Elige el proceso que más tiempo te quita. Si tienes varios, usa esta tabla para decidir qué proceso automatizar primero.
- Anota con quién trabaja ese proceso y quién lo opera cada día.
- Reúne uno o dos ejemplos sin datos que identifiquen a una persona, o inventados.
- Responde las cuatro preguntas de la videollamada: a qué te dedicas, cuántas personas son, qué proceso te quita más tiempo y qué herramientas usas.
Con esa hoja, la videollamada de 30 minutos aprovecha cada minuto.