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Datos y seguridad
Conoce qué información se utiliza, cuándo hace falta autorización y quién revisa. Ejemplos ficticios y límites de acceso al trabajar con IA.
Preguntas de este tema
Tu información
¿Qué datos de mis clientes puede ver la IA en una financiera?
Sólo lo que definas por escrito para cada tarea; los datos sensibles no se comparten sin autorización escrita.
Se empieza con ejemplos inventados y se define quién accede, para qué y por cuánto tiempo. Las decisiones financieras las toman siempre las personas de tu equipo.
Las obligaciones de tu negocio conviene revisarlas con tu especialista.
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¿Qué medidas de seguridad usan para proteger mi información?
Pedimos sólo lo necesario, damos acceso por persona y definimos por escrito quién ve qué.
No necesitas entregar todos tus archivos para empezar, y las contraseñas no se comparten por mensaje. Los accesos y el manejo de datos de cada proyecto se acuerdan antes de comenzar.
Ejemplo ilustrativo: para probar un reporte basta una hoja con datos inventados.
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¿Qué hace el sitio con las cookies y la medición?
Se usan para que el sitio funcione y para entender cómo se usa y mejorarlo.
Medimos de forma general qué páginas se visitan y qué acciones se realizan; no se usa para publicidad ni para identificarte. El detalle está en el aviso de privacidad, y si prefieres que no se registre tu visita puedes escribirnos o usar la configuración de privacidad de tu navegador.
Con esa información decidimos qué páginas mejorar y qué respuestas agregar al Centro de ayuda.
Si usas el asistente del Centro de ayuda, tu pregunta se envía a un proveedor de inteligencia artificial sólo para redactar la respuesta. Por eso te pedimos no escribir datos personales ni contraseñas.
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¿Puedo pedir que corrijan o eliminen mis datos?
Sí. Puedes solicitar acceso, corrección o eliminación de tus datos personales.
Escríbenos por el medio que indica el aviso de privacidad y te explicamos cómo continuar.
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¿Qué hacen con mi información y la de mis clientes?
Se usa para prestar el servicio, y antes de usar datos sensibles con herramientas de IA te pedimos tu autorización por escrito.
Pedimos sólo el material que se relaciona con la tarea acordada; no necesitas entregar todos tus archivos para empezar. Puedes consultar el aviso de privacidad y describir tu situación de forma general en la conversación inicial.
Ejemplo ilustrativo: para explicar un pendiente de recepción basta una solicitud inventada y sus estados. La regla sigue la lista aprobada, la IA puede redactar y una persona comprueba el uso.
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Mis datos tienen que quedarse en mi empresa, ¿qué opciones hay?
Lo revisamos antes de usar cualquier herramienta, y partimos de tu restricción.
La primera conversación puede hacerse con tareas y materiales inventados, así entendemos el problema sin mover archivos privados. La IA puede apoyar textos autorizados, y las decisiones sobre información sensible las conserva una persona, con tu autorización escrita.
Cuando hay una restricción fuerte, la propuesta describe sólo lo que se comprueba que funciona dentro de tus límites.
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¿Cuándo puedo usar datos sensibles con IA?
Empieza con material inventado y define por escrito qué información puede usarse en una herramienta de IA.
Si la tarea requiere datos sensibles reales, revisa el alcance, la herramienta y la autorización escrita antes de usarlos. Una persona comprueba la respuesta y conserva las decisiones importantes.
Mientras aclaras permisos puedes practicar con borradores administrativos inventados. Si tienes obligaciones de confidencialidad específicas, consúltalas con el especialista correspondiente.
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¿Necesito compartir contraseñas para conversar?
Para conversar basta con una explicación y un ejemplo inventado.
Por seguridad, las contraseñas o claves no se comparten por el Centro de ayuda. Primero se entiende la tarea; si contratas un proyecto, los permisos necesarios se revisan dentro del alcance, con licencias a tu nombre.
Ejemplo ilustrativo: quieres saber por qué una consulta cambia de estado; puedes describir los pasos sin abrir una cuenta.
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¿La IA necesita acceso a todos mis archivos?
La IA usa sólo los materiales y permisos que corresponden a la tarea acordada.
Un asistente interno trabaja con instrucciones autorizadas y una referencia vigente. Una regla define estados, la IA ayuda a resumir y una persona comprueba lo importante.
Ejemplo ilustrativo: para explicar cómo recibir una solicitud se usa una lista aprobada, no el archivo completo de una firma. Si aparece una pregunta fuera de esos materiales, el asistente la deja pendiente en lugar de inventar una respuesta.
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¿Qué accesos debo tener listos para empezar?
Depende del trabajo, pero conviene saber quién tiene el dominio de tu sitio, el hospedaje, las cuentas de redes, el correo del negocio y las herramientas de análisis, si existen.
En el brief basta anotar quién los tiene; no los envíes por mensaje ni los pongas en el documento. Las contraseñas se comparten por un medio seguro cuando ya se acordó el alcance, y cuando sea posible se da acceso a la persona con permisos limitados en lugar de entregar tu usuario.
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¿Dónde puedo consultar el aviso de privacidad?
En la página del aviso de privacidad del sitio encuentras cómo usamos los datos.
El Centro de ayuda resume la regla práctica: usamos la información para prestar el servicio y pedimos autorización escrita antes de usar datos sensibles en herramientas de IA. El aviso de privacidad es la referencia completa.
Para la conversación inicial puedes describir una tarea con un ejemplo inventado, sin archivos privados ni accesos.
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¿Usan documentos de clientes como ejemplos públicos?
El Centro de ayuda usa ejemplos ilustrativos, es decir, escenas inventadas.
Sirven para entender una tarea y no representan a un cliente real. Las fotografías del sitio tampoco son de clientes de Brainfood.
Ejemplo ilustrativo: una orden inventada cambia entre turnos y un reporte conserva la versión anterior. La explicación distingue la regla, el resumen de IA y la revisión del responsable.
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¿Cómo miden mi visita y qué hacen con mis datos?
Medimos el sitio de forma general para mejorarlo, cuidando tu privacidad.
Usamos herramientas de medición (Google Analytics y Microsoft Clarity) para saber qué páginas se visitan, dónde la gente se atora y qué contenido ayuda más. Así corregimos lo que no se entiende y priorizamos lo que sí sirve.
Medimos para mejorar el sitio, no para perfilarte: esta información es general, no se usa para publicidad ni para identificarte. Las búsquedas que haces en el Centro de ayuda se registran de forma anónima para saber qué respuestas faltan.
Si prefieres que no se registre tu visita, puedes bloquear las cookies o ajustar la privacidad de tu navegador, o escribirnos.
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Revisión humana
¿Cómo se revisan dinero, compromisos y quejas?
Pasan por revisión humana: la IA puede preparar contexto, pero una persona autoriza.
La revisión compara fuente, estado y condiciones antes de comunicar o actuar. Ejemplo ilustrativo: una nota dice que el pago está por verificar; el borrador lo mantiene como pendiente, la regla señala el pendiente y el responsable comprueba el movimiento.
Una queja puede detener el recorrido automático y pasar al equipo. El método incluye pruebas y documentación para detectar errores a tiempo.
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¿Pueden dar asesoría legal, fiscal o médica con IA?
Brainfood trabaja organización, aprendizaje y contenido; el criterio profesional lo da siempre el especialista correspondiente.
En firmas jurídicas organizamos asuntos y fechas que valida el abogado. En firmas contables ordenamos la recepción y los pendientes por cliente, y el contador determina las obligaciones. En clínicas trabajamos agenda y administración.
Ejemplo ilustrativo: una lista marca como recibido un material, y el profesional decide si cumple una obligación o si una atención es adecuada.
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Política de uso de IA
¿Quién debe escribir la política de uso de IA de una empresa?
Quien conozca cómo trabaja el equipo y tenga autoridad para pedir que se cumpla: la persona que dirige o la responsable de operación y administración.
No necesita ser experta en tecnología. Lo útil es que escriba la primera versión después de conversar con quienes ya usan IA, porque así las reglas parten de la práctica real.
Si el negocio maneja información regulada o contratos con requisitos de confidencialidad, conviene que un especialista revise la guía antes de publicarla.
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¿Cada cuánto conviene actualizar la guía de uso de IA?
Cuando cambie una herramienta, una tarea o una regla, y cuando un incidente muestre algo que hace falta aclarar.
Acuerda con tu equipo una revisión periódica que se ajuste a su operación. Pregunta qué regla no se entendió, qué uso nuevo apareció y quién autoriza los cambios.
Después registra la versión vigente para que todos consulten la misma referencia.
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¿Qué hago si alguien ya compartió información de clientes en una herramienta de IA?
Primero avisa a la persona responsable de la guía el mismo día, sin culpar a quien lo hizo: lo importante es reconstruir qué se compartió, en qué herramienta y quién tiene acceso.
Revisa las condiciones del proveedor sobre cómo trata esa información. Después evalúa si hay obligaciones hacia los clientes o hacia una autoridad; eso depende de la ley y del tipo de datos, y conviene consultarlo con un especialista.
Por último, ajusta la guía para que la situación no se repita.
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Siguiente paso
Puedes escribirnos desde la página de Contacto sobre tu necesidad. Después revisamos qué servicio corresponde y, si decides continuar, recibes el alcance y las condiciones por escrito.
Videollamada inicial
Conversemos sobre la tarea que quieres revisar.
Si prefieres escribir
Describe la necesidad con un ejemplo ficticio, sin datos de clientes ni accesos.
También puedes revisar Contacto.